Carola van der Laan, van Van der Laan Notariaat in Oldebroek, had behoefte aan management ondersteuning voor haar praktijk. Zij nam contact op met CM&P bedrijfsadviseur Jur van der Laan. Hieronder bespreekt zij haar ervaringen.
Wat was de aanleiding om met CM&P naar een rapportage oplossing te zoeken?
Door groei van onze portefeuille, het aantal medewerkers en de veranderingen in de notariële branche, ontstond de behoefte om sneller en beter inzicht te krijgen in onze financiën en werkzaamheden. Wij maken gebruik van een financiële administratie en een specifiek notarieel pakket, maar misten daarin een geïntegreerd management overzicht. Wij hebben Jur van der Laan, adviseur bij van CM&P, gevraagd om dit voor ons te ontwikkelen en te implementeren.
Wat was daarin de uitdaging voor jullie?
Om een oplossing te vinden die voldeed aan onze wensen en die daarnaast IT-technisch snel en op simpele kon worden geïmplementeerd met behoud van onze bestaande systemen en processen, want die lopen prima. Daarbij ook dat de oplossing in staat moet zijn om gegevens uit onze systemen aan elkaar te koppelen zodat wij bijvoorbeeld inzichtelijk hebben wat een bepaalde type akte kost en oplevert en waar wij onze tijd aan besteden. En last but not least ook dat AVG-wetgeving en de beveiliging van data gewaarborgd is.
Waar zag je vooraf het meest tegenop?
Vooraf dachten wij dat een dergelijke oplossing een lange implementatie zou vragen en dat het samenbrengen van verschillende gegevens uit verschillende systemen niet zo eenvoudig zou zijn. Daarom werkten we daarvoor nog met een aantal (handmatige) overzichten in Excel, op ad hoc basis opgesteld en niet periodiek beschikbaar. Mijn administratief medewerkster was daar (te) veel tijd aan kwijt.
Wij hadden ook het idee deze oplossing vooraf een forse investering zou zijn. Maar met behulp van een eenvoudige business case, opgesteld door de CM&P adviseur, kunnen wij deze oplossing in een aantal maanden terugverdienen.
Hoe is de implementatie verlopen?
Voordat de implementatie kon starten hebben wij contracten opgesteld rondom de beveiliging en de AVG. Hierna is het eigenlijk snel gegaan. Voor de start van de ontwikkeling van het dashboard hebben wij met elkaar het gewenste einddoel besproken en gedurende de implementatie zijn wij goed op de hoogte gehouden van de voortgang. Onze inbreng is daarbij gehoord zodat wij samen tot een dashboard zijn gekomen met alle informatie in heldere overzichten die wij nodig hebben om als modern notariskantoor de uitvoering te kunnen bewaken en snel te kunnen bijsturen waar nodig.
Hoe gaat het nu?
Alle relevante stuurinformatie is periodiek beschikbaar in ons online dashboard. Alle medewerkers werken nog steeds met onze eigen systemen, alleen de ‘schil’ eromheen zorgt ervoor dat wij inzicht hebben en actie kunnen ondernemen als dat nodig is. Wij hebben in het begin nog wat hulp gehad van de CM&P adviseur bij het interpreteren van de gegevens in het dashboard, maar doen dat nu zelf.
Wij zouden andere notaris kantoren en mkb’ers deze oplossing zeker aanraden. Het is laagdrempelig, ik heb geen omkijken gehad naar IT-technische zaken, mijn medewerkers worden niet gestoord in hun dagelijks werk en ik heb van CM&P begeleiding gehad bij het lezen en interpreteren van het dashboard. Ik ben nu veel beter in control en neem daardoor betere beslissingen voor mijn bedrijf.
Over de auteur
Drs. Jur van der Laan RC
Jur van der Laan heeft ruime ervaring in de financiële – en IT dienstverlening als ook in de agro business. Hij is betrokken geweest bij verscheidene strategische overnames, IT implementaties en grote investeringsvraagstukken. Jur is goed in staat verbinding te maken met de klant. Hij rapporteert op een heldere en transparante wijze en kan complexe zaken op een begrijpelijke manier uit te leggen.
Neem direct contact op met Jur via mail of bel 06 53 65 12 54