Het belangrijkste doel van informatievoorziening is dat de PE-firma en het portfoliobedrijf goed onderbouwde beslissingen nemen en alle belanghebbenden binnen en buiten het bedrijf tijdig en juist worden geïnformeerd. Informatievoorziening is een breed begrip en het dient vele doelen. Vanuit de operationele bedrijven zijn al veel transactiedata aanwezig. Voor onderbouwde beslissingen is het nodig om de informatie zodanig in te richten dat gemeten kan worden waar het bedrijf staat om de doelen uit het ondernemingsplan te realiseren. Het is zaak om voor de groep tot uniforme informatievoorziening te komen. Wij begeleiden bij het inrichten van de informatiestromen, het selecteren van systemen, het aantrekken van gekwalificeerd personeel en het inrichten van planning en control. Uiteraard trekken we hierin samen op met het management van het bedrijf en (IT-) partners.
Heeft het bedrijf een ERP systeem dan is daaruit vaak heel goed de commerciële en operationele managementinformatie te halen. Zeker in een buy-and-build omgeving is door overnames echter meestal sprake van meerdere administratieve systemen. Een schil over de systemen gecombineerd met een consolidatiepakket voor de financiële rapportage of een periodiek rapportagesysteem voor alle financiële en andere strategische informatie zijn mogelijke oplossingen.
Groepsrapportage
In alle gevallen helpen wij het bedrijf met het tijdig aanleveren van de relevante informatie. Het kost ons echter tenminste drie maanden om een rapportagesysteem voor de groep zodanig in te richten dat het bedrijf daar goed gebruik van kan maken. De prioriteit is in eerste instantie gericht op compliance-informatie zoals rapportages aan de PE-firma en andere financiers en het kunnen samenstellen van jaarrekeningen en belastingaangiften binnen de groep. In de eerste maanden ben je vanwege de test- en ontwikkeltijd van de software vaak aangewezen op Excel wat helemaal niet zo slecht is omdat je toch een template voor de gegevens moet ontwikkelen die door alle bedrijven in de groep op eenzelfde wijze aangeleverd dienen te worden. De rapporten kunnen dan op basis van de via de template aangeleverde data worden geprogrammeerd. Wat er nodig is voor zinvolle rapportages uit het informatiesysteem zijn niet alleen de werkelijke cijfers na de overnamebalansen maar ook de historie zoals in de dataroom aanwezig en begrotingen. Hiermee kan zowel de TTM-trend als het voldoen aan budget gemeten worden. Een van de specifieke aspecten binnen private equity is het onderscheid tussen de EBITDA met en zonder addbacks (eenmalige uitgaven direct gerelateerd aan de overname).
Uiteraard is de selectie van een rapportagesysteem voor de groep afhankelijk van de (internationale) setting van het bedrijf. Onze ervaring is dat nogal eens wordt onderschat. Het snappen van het samenstellen van cijfers voor de groep is van groot belang om zo’n systeem goed te laten werken. De kracht van een dergelijk systeem is dat het meerdere organisatiestructuren aan kan (juridisch, organisatorisch, per land, met en zonder overnames, etc.) en in al die structuren de consolidatie (valutaomrekening, eliminaties, etc.) correct uitvoert. De keuze voor een systeem en de inrichting, bijv. ook voor een goed cashflow rapport, vereisen specifieke kennis. Wij adviseren daar graag bij. In alle gevallen zorgt CM&P er met het bedrijf voor dat aan de minimale eisen van compliance wordt voldaan. Wij hebben meerdere keren de eerste jaarrekening en bijlagen opgesteld in Excel en Word of anderszins handmatig.
Operationele systemen
Ingewikkelder wordt het bij een carve out waarbij de operationele IT-services op termijn worden stopgezet door het verkopende bedrijf. Hierin voorziet een Transition Services Agreement. Een van de zaken die CM&P in een transitie kan begeleiden is een systeemmigratie.
Tenslotte is essentieel voor het functioneren van het bedrijf en (op termijn) voor de verkoop van het bedrijf inzicht in hoe de kasstromen bij ieder van de bedrijfsonderdelen worden gegenereerd. In alle gevallen gaat dit gepaard met een proces van veel in detail plannen en begroten. Partners van CM&P zijn vaak betrokken bij deze processen die leiden tot inzicht in waardecreatie bij de bedrijven en het verbeteren daarvan. Daarbij wordt gebruik gemaakt van diverse systemen zoals Excel op vestigingsniveau tot de mogelijkheden die een ERP systeem als bijv. SAP biedt en software die data uit diverse onderliggende systemen ophaalt.