PROBLEEMSTELLING
Een Private Equity klant heeft een bedrijf gekocht dat gebruik maakt van het SAP-systeem van het moederbedrijf. Beide partijen hebben afgesproken dat dit nog maximaal een jaar na overname het geval mag zijn. Na deze periode moet het bedrijf een eigen IT-omgeving hebben waar SAP op draait.
AANPAK CM&P
CM&P is gevraagd het Finance team te begeleiden in deze transitie. CM&P treedt hierbij op als Projectleider Finance.
Allereerst heeft CM&P wereldwijd een Finance team samengesteld met per land een centraal aanspreekpunt voor dit project. Samen met dit team zijn alle finance processen in kaart gebracht. Daarna is met de andere functionele afdelingen van het bedrijf, zoals Sales, Productie, Supply chain, Maintenance, etc. gekeken hoe tot integrale, ketenbrede, testscenario’s te komen, waar ook de finance processen deel van uitmaken. Tenslotte blijven de specifieke finance processen over, zoals het inlezen van digitale bankafschriften of het boeken van afschrijvingen.
Vervolgens hebben we alle verbindingen met omringende systemen in kaart gebracht, zoals het importeren van wisselkoersen en het inlezen van dagafschriften van banken.
Na het formuleren en goedkeuren van alle testscenario’s, heeft een IT-bedrijf een kopie gemaakt van de productieomgeving en is deze op een testsysteem geplaatst. Hier zijn alle scenario’s door en door getest, totdat ze tot een correct eindresultaat leiden.
CM&P heeft continu de planning bewaakt, omdat alle onderdelen van het systeem op tijd getest moeten zijn en alle problemen opgelost moeten zijn vóór de finale migratie.
De migratie van het oude naar nieuwe productiesysteem hebben we in een weekend gepland, omdat het systeem dan makkelijker bevroren kan worden. Na het bevriezen zijn overzichten gemaakt van de standen in het oude systeem. De openingsstand in het nieuwe systeem moet daaraan gelijk zijn. De controllers van de lokale entiteiten hebben hiervoor afgetekend, zodat ook zij zich verantwoordelijk voelen voor het opgeleverde resultaat.
RESULTAAT
De migratie is erg goed verlopen. Het migratieproces was zes uur voor de deadline gereed. Bij de start op maandag waren er geen noemenswaardige problemen. Iedere entiteit kon zelfstandig aan het werk. Een paar zaken die op de nawerklijst stonden en niet bedrijfskritisch waren, zijn in de eerste week opgeleverd; waaronder het gebruik van het SAP Business Warehouse. Op dit punt hadden we bewust gekozen voor een gescheiden migratie, die goed uitpakte. De klant was zeer tevreden én wij ook.