Het opzetten van een tax office betreft feitelijk het in de praktijk uitwerken van de ideeën van de PE-firma en haar adviseurs voorafgaand aan de overname. Vanuit de PE-firma was terecht veel aandacht voor tax compliance. Belangrijkste daarbij zijn uiteraard een check of er geen achterstanden zijn en zorgen dat de aangiftes met de diverse belastingadviseurs op tijd worden afgehandeld. Een kalender voor welke aangifte in welk land dient te gebeuren moet worden samengesteld. Het betreft de vpb, de loonbelasting en de btw (en equivalenten daarvan).
Een eerste houvast is uiteraard de belasting due diligence. De btw en loonbelasting kunnen als het goed is al snel lokaal worden afgehandeld.
De meeste aandacht vanuit de groep gaat uit naar de vpb. Buiten de overgenomen onderneming heb je te maken met de PE-firma en de investeerders die informatie nodig hebben voor hun aangiften.
Een greep uit de werkzaamheden die wij in het kader van de vpb van de groep tegenkomen:
- Het voorzover mogelijk gelijk maken van commercieel en fiscaal boekjaar aan kalenderjaar
In sommige landen hanteert men een wettelijk vastgelegd fiscaal jaar, bijv. van 1 april tot 31 maart. Daar valt niets aan te veranderen. In andere gevallen is het om praktische redenen zoveel mogelijk gelijkschakelen van boekjaren aan die door de groep worden gehanteerd wenselijk.
- Het inregelen van transfer pricing
Ieder internationaal opererend bedrijf kent een transfer pricing methodiek. Bij een carve out uit een miljardenbedrijf is dat echter niet toegesneden op het overgenomen bedrijfsonderdeel. Door ons worden offertes van verschillende firma’s gespecialiseerd in transfer pricing opgevraagd en de beste voorgesteld aan het bestuur. In Nederland hebben wij in vergelijking met veel andere landen een betaalbare en goede kwaliteit dienstverlening op dit gebied. Door ons wordt de TP-firma voorzien van de benodigde informatie uit het bedrijf zodat de juiste, door alle betrokken belastingdiensten geaccepteerde, TP-methodieken kan worden geselecteerd en in het bedrijf geïmplementeerd. Het onderhoud van de methodiek van interne verrekenprijzen kan daarna aan het bedrijf worden overgedragen.
In onze ervaring is het goed inregelen van transfer pricing van niet te onderschatten belang, niet alleen als verantwoording richting de belastingdienst maar ook intern. TP-firma’s maken gebruik van databases waaruit marktprijzen voor transacties en diensten kunnen worden afgeleid. Het voorkomt verschillen in vorderingen en schulden tussen de bedrijven van de groep en het zorgt voor kostendekking en een positieve kasstroom op de plekken binnen het bedrijf waar de kosten worden gemaakt.
- De fiscale structuur en substance
De belastingadviseur van de PE-firma had voor de overnamedata keurig de structuur opgetuigd met holdings waarin de overnametransacties plaats zouden vinden.
Vanuit het verleden hadden de bedrijven in de Nederlandse fiscale eenheid nog steeds een DGA-structuur. Wat in het verleden een nuttige opzet was, bleek dat nu niet meer het geval te zijn. Een Nederlandse tussenholding, tevens groepshoofd van de fiscale eenheid, moet voldoende activiteiten en bijbehorend management bevatten om door de Nederlandse en buitenlandse belastingdiensten als volwaardig te worden beschouwd. De samenwerking tussen landen op het gebied van controles (ook voor elkaar) wordt steeds beter zodat het bestaan van substance ook echt wordt getest.
De activiteiten die niet aan productie gerelateerd waren werden overgeheveld naar de tussenholding door fusies van onder naar boven. Voor het einde van het eerste rapportagejaar was alles feitelijk op zijn plek en de fusiebalansen werden binnen de wettelijke termijn bij de notaris aangeleverd. Het belang hiervan is dat de tussenholding in staat moet zijn het in een ander land geïnvesteerde bedrag via dividenden terug te laten komen. Zeker voor landen met een streng toezicht op uitgaande kasstromen uit het land vanuit de monetaire autoriteit (o.a. alle grotere niet-westerse economieën) is het bewijs van voldoen aan substance-regelgeving van cruciaal belang.