Als ondernemer van een productie- of handelsbedrijf zijn er veel zaken die je goed geregeld moet hebben, wil je duurzaam een gezonde business opbouwen én behouden. Dit vereist een efficiënte organisatie, waarin risico’s zoveel mogelijk worden vermeden. Natuurlijk, ondernemen is risico lopen, máár loop het niet onnodig! In dit artikel gaan we het hebben over wat een Operational Audit is en waarom deze van belang is voor jouw MKB organisatie.
Wat is een Operational Audit?
Operational Auditing, ook wel Management Control Auditing genoemd, richt zich op de processen binnen de onderneming. De auditor brengt hierbij de risico’s in beeld; zijn er voldoende beheersmaatregelen genomen? Welke kaders, procedures en richtlijnen zijn er binnen de organisatie opgesteld?
Anders dan bij een financiële audit, waar vooral naar de boeken gekeken wordt, moet de auditor bij een operationele audit achter haar/zijn bureau vandaan en “de vloer” op. De auditor zal de fabriek, het magazijn, de afdelingen in moeten, met de mensen op de werkvloer praten, de juiste vragen stellen en zijn ogen de kost geven.
De eerste minuut van de video hierboven geeft een duidelijk beeld wat een Operational Audit is. (BRON: IIA)
De 3 fases van een Operational Audit
Door middel van het uitvoeren van een Operationele Audit door een competente auditor zullen de bestaande procedures, interne controles en de werkorganisatie op de diverse afdelingen in kaart worden gebracht, getest en zal de ondernemer op eventuele verbetermogelijkheden worden gewezen met een aanbeveling om deze verbeteringsmogelijkheden te implementeren.
Die auditor zal dit doen aan de hand van 3 faces; a) beschrijven van het bedrijf – met behulp van interviews, formulieren, inkijken in systemen zal de bestaande processen en mogelijke risico’s in kaart gebracht worden – b) testen van de processen – is het inderdaad zoals omschreven? c) conclusies en aanbevelingen.
Waarom is een operational audit van belang voor jouw bedrijf?
De Operational auditor zal geen conclusies trekken op basis van wat gezegd wordt of over hoe een procedure netjes en formeel beschreven staat (bijvoorbeeld in een ISO handboek). Maar al te vaak wijken dagelijkse werkzaamheden af van de voorschriften. Een directeur of manager heeft hier niet altijd een duidelijk beeld van. Het testen is dan ook een absolute noodzaak om tot de juiste conclusies te komen en de juiste aanbevelingen te doen.
Een goed uitgevoerde Operational Audit voorkomt dat de organisatie voor verrassingen komt te staan, geeft extra zekerheid over de beheersing van de risico’s, helpt bij het reduceren van faalkosten en kan (bij)sturen zodat beoogde doelstellingen worden behaald.
Hieronder een overzicht van de meest voorkomende risico’s in de bedrijfsprocessen bij een gemiddelde MKB onderneming.
Verkopen (van 1e order tot ontvangst betaling door klant):
- Geen correcte, tijdige productie en uitlevering extra kosten / klantverlies
- Kwaliteitsclaims schade / klantverlies
- Foute facturering aan klanten extra kosten / klantverlies
- Geen goede debiteurenbewaking extra werkkapitaal / kosten
Mogelijke gevolgen: Extra kosten, klantverlies, schade, extra werkkapitaal.
Inkopen (van order / prijsafspraak tot betaling factuur):
- Niet tijdige bestelling
- Slechte ingangscontrole (aantal, gewicht, kwaliteit)
- Geen goede controle op inkoop- en kosten facturen
- Te late betaling
Mogelijke gevolgen: te late productie/uitlevering, schade, inferieure producten, onterechte betalingen, slechte kredietwaardigheid.
Productie (van order tot uitlevering):
- Niet tijdig geproduceerd
- Niet efficiënt (te veel downtime, omschakelingen etc.)
- Niet de juiste kwaliteit
Mogelijke gevolgen: klachten/klantverlies, extra (productie) kosten, schade/klantverlies.
Voorraadbeheer:
- Te veel voorraad
- Veel oude voorraad,
- Te weinig voorraad
- Geen goede ingangs- / uitgangscontrole / Voorraadbeheer
Mogelijke gevolgen: extra kosten/financiering, afboeken incourant, niet kunnen produceren/leveren, geen zicht op voorraad, diefstal.
Een praktisch voorbeeld
Je loopt als auditor de fabriek binnen nadat je met de algemeen directeur / eigenaar gesproken. Hij gaf aan dat er bijna nooit problemen zijn met de kwaliteit van de producten maar je ziet een grote stapel afgekeurde producten en de werkvloer is rommelig en vies. Het lijkt er op dat de DGA geen goed beeld heeft van wat er zich op de werkvloer afspeelt en er is zeker op basis van waarneming zeker reden tot verder onderzoek…
Enkele mogelijkheden om na te gaan of er inderdaad weinig of geen kwaliteitsproblemen zijn het nazien van:
- Productieschema (hergebruik afgekeurde producten),
- Klachtenregister (als dat er is, voorwaarde voor bedrijven met een certificering zoals ISO, HACCP, GMP etc.),
- Rapportages kwaliteitscontrole (indien aanwezig, idem als klachtenregister),
- Creditnota’s (veel creditnota’s is sowieso een slecht teken, kan ook op andere tekortkomingen duiden).
“Gedurende 25 jaar heb ik wereldwijd vele Operational Audits uitgevoerd. Soms waren er slechts kleinere verbeterpunten aan te brengen maar veel vaker leverden de bevindingen en aanbevelingen het bedrijf substantieel geld op. Een goede Operational Auditor verdient zich altijd terug!” ~ Cor Kik, Partner bij CM&P Kantoor Arnhem
Kosten versus Baten
Nu zal de oplettende lezer betogen dat deze procedures en interne controles zullen leiden tot meer kosten. Dat zal inderdaad veelal zo zijn maar als de onderneming de procedures op een efficiënte manier opzet en de beschikbare mankracht op een praktische manier benut, zal het bedrijf er per saldo altijd beter (lees: winstgevender) van worden.
Het implementeren van de aanbevelingen van een goed uitgevoerde Operational Audit zal leiden tot een beter georganiseerde en efficiëntere organisatie met bovendien een lager risico profiel. Een ervaren Operational Auditor zal door zijn ervaring met praktische aanbevelingen komen die tegen acceptabele kosten kunnen worden geïmplementeerd. Hij kan desgewenst ook nog helpen met de implementatie.
Over de auteur
Cor Kik
Dankzij tientallen jaren ervaring met overnames heeft Cor Kik zich bekwaamd in alle facetten van waardering, onderhandeling bij de aan- of verkoop van een onderneming.
Neem direct contact op met Cor via mail of bel 06 -19 36 17 86