Wat zijn faalkosten en hoe kun je ze reduceren?

Deel deze pagina
Geschreven door: Alfred van Muiden
5 maart 2018



De definitie van faalkosten?

De definitie van faalkosten zijn kosten die ontstaan door fouten (falen) in het voortbrengingsproces die voorkomen hadden kunnen worden. Door deze fouten is het product of de dienst te laat of niet volgens de overeengekomen kwaliteit geleverd. Daarom moeten extra kosten worden gemaakt in de vorm van reparatie, opnieuw produceren, korting verlenen of schade vergoeden. Deze kosten noemt men ook wel faalkosten.

Wat zijn de ontstaansredenen van faalkosten?

Faalkosten kunnen ontstaan in verschillende fasen van het productieproces. Zowel bij de voorbereiding (het ontwerp), de productie zelf, als de levering of installatie. Vooral onvoldoende communicatie in de verschillende fasen vormt de basis voor de gemaakte fouten liggen .

De bouw is een branche die bekendstaat om zijn hoge faalkosten.

Wat zijn de oorzaken van faalkosten?

Ieder productiebedrijf kent faalkosten. Onder dit onschuldig klinkend financiële begrip, zit een fout in het bedrijfsproces die er voor zorgt dat de marge verdampt of zelfs omslaat in verlies. Faalkosten kun je indelen in
1 Verzekerbare faalkosten zoals: Te late levering, energiecalamiteiten of een machinebreuk.
2 Niet verzekerbare faalkosten zoals menselijke fouten, communicatiefouten zijn grote aanstichters van de faalkosten. Deze laatste vind je binnen iedere fase in het traject.

Uit onderzoeken in verschillende branches blijkt dat faalkosten volgens een vast stramien ontstaan: In 80% van de gevallen ontdekt men de faalkosten in de uitvoeringsfase, in 12% bij de aflevering en in de rest van de gevallen daarvoor. Maar de faalkosten vinden maar voor een klein deel plaats in de uitvoering. Onderzoek naar oorzaak en gevolg van faalkosten
Fase in het bedrijfsproces oorzaak uiting
• Initiatiefase 3% 1%
• Ontwerpfase 36% 1%
• Voorbereidingsfase 31% 5%
• uitvoering/productie 27% 82%
• Oplevering 3% 12%

Bron: Bouwcentraal: Onderzoek naar faalkosten in bouw/metaalindustrie

Nu door de economische groei de bedrijfsdrukte weer toeneemt en overal nieuwe mensen worden aangenomen, liggen menselijke faalkosten in alle vormen op de loer. Veel organisaties zijn vooral ingericht om snel, adequaat en efficiënt het product op te leveren. Bij een toename van de werkdruk zie je dat geleidelijk delen van processen worden overgeslagen. Communicatie wordt minder, registratie van kleine knelpunten worden achterwege gelaten en deadlines worden strakker. De voorwaarden zijn gecreëerd waarop forse schades kunnen ontstaan.

Wat zijn dan de faalkosten?

Schattingen van faalkosten lopen uiteen, maar zijn allemaal hoog. Adviesbureau BouwKennis heeft het over 11 procent van de totale omzet aan faalkosten, uit onderzoek van Nyenrode blijkt 20 procent van de opdrachtsom, McKinsey heeft het over 30 procent bij grote projecten. Sterk en Otten houden het op minimaal 10 procent van de omzet. Sterk: „Maar 10 procent is wel 6 miljard per jaar! Als je winstmarges niet hoog zijn, waarom neem je dan niet meer moeite om met de opdrachtgever de faalkosten terug te dringen?” Bron NRC.nl
Kostenoverschrijdingen in de bouw van infrastructuur komen voor bij 86% van de projecten. Bron TU Delft juni 2017

Faalkosten reduceren

Veel faalkostenprogramma’s richten zich vooral op het productieproces. Omdat meer dan de helft van het falen al gebeurt vóór de productie start, zijn deze programma’s niet effectief. Ook de omvang van de kosten is veel groter wanneer een ontwerpfout doorwerkt in het productieproces. Een foutieve frees in het productieproces leidt tot afkeur van enkele tientallen, maar een foutieve frees in de ontwerpfase heeft veel grotere/desastreuze gevolgen! Het foutief bijvullen van een schroevenreservoir is vervelend als het wordt ontdekt maar wat als het niet wordt ontdekt?

Dé oplossing tot faalkostenreductie

De oplossing is vaak simpel, maar vergt wel tijd en aandacht. Communicatie zoals zoveel wordt voorgesteld helpt, maar is niet voldoende. Dit moet namelijk echt effectief gebeuren. Vaak zijn er partijen met tegengestelde belangen en dan is een open communicatie nog niet eens zo eenvoudig.

Ook een goede meeting, vastlegging en analyse van de bedrijfsprocessen is belangrijk. Dat heb je niet zomaar voor elkaar: Door hier continue aandacht aan te besteden, creëer je een proces dat steeds verfijnder wordt. Maar het mag geen ballast vormen voor het proces. Soms zie je dat het productieproces zo is dichtgetimmerd met procedures dat faalkosten lang onopgemerkt blijven. Men vertrouwt te veel op de procedures. Daarnaast durven mensen vaak de gesignaleerde fouten niet aan te kaarten en blijft het maar door modderen tot het echt uit de hand loopt.

Het toepassen van een kwaliteitssysteem kan behulpzaam zijn bij het reduceren of zelfs voorkomen van faalkosten. De hieraan verbonden kosten worden ook wel aangeduid als preventiekosten. In dit verband worden faalkosten en preventiekosten ook wel in combinatie aangeduid als kwaliteitskosten.

Verbeterplan voor faalkostenreductie

Ik adviseer mijn klanten in zo’n geval om eerst een verbeterplan voor faalkostenreductie te maken. Dat is een inventarisatie van het bedrijfsproces te maken met een aantal sleutelpersonen binnen de verschillende afdelingen van het bedrijf. Hierin worden de kritische beslispunten vastgesteld. Dit leidt tot een eerste plan van aanpak voor faalkostenreductie. Daarna volgt de evaluatie en terugkoppeling. Centraal bij onze adviestrajecten staat namelijk de actiegerichtheid. Wekelijks wordt geëvalueerd waardoor de organisatie steeds beter wordt gefinetuned. Hierdoor is het gehele bedrijf bewuster van het proces en gaat men veel resultaatgerichter te werk.

Een goed uitgewerkt faalkostenreductieplan met een scherp oog voor de kansen voor het bedrijf. Hiermee vergroot je je kans op goed resultaat.

Quotes van ondernemers:
• Ik kijk nu heel anders tegen mijn productieproces aan,
• Afdelingen werken nu samen in plaats van dat ze ruzie maken,
• Je weet het eigenlijk wel maar het sluipt er in,
• Eindelijk de marge gehaald die we begroten,
• Ik weet nu waarom ik niet kon concurreren

Geschreven door: Alfred van Muiden

alfred.vanmuiden@cmenp.nl

Alfred is een ervaren specialist op het gebied van marketing en strategie voor ondernemers in het midden en kleinbedrijf. Met zijn vraag “Wat doet u over 5 jaar?” zet hij veel ondernemers aan het denken. Alfred heeft een focus op industriële en ambachtelijke bedrijven. Met een nuchtere kijk en een oplossingsgerichte instelling is hij een belangrijke steun voor ondernemers bij het nemen van ingewikkelde besluiten.

Belangrijk onderdeel van het werk is zorgen voor financiële stabiliteit binnen de onderneming. Al vroeg verkende Alfred met succes de mogelijkheden van CrowdFunding. Hij is ruim 25 jaar werkzaam in het vakgebied.