Twee bedrijven samenvoegen. Wat betekent dit voor de ondersteunende processen in een organisatie? Je leest het in deze blog.
Alle officiële papieren zijn getekend en dan?
Eindelijk is het zover. Je bent bij de notaris geweest en je ben de trotse bezitter van een ander bedrijf geworden. Op het moment dat je het nieuwe bedrijf naast je bestaande bedrijf wilt laten bestaan, dan vallen de gevolgen wel mee. Het wordt anders als je besloten hebt om de bedrijven te integreren. Dat gaat veel verder dan een ander logo op de gevel plakken.
Ondersteunende processen
Geen enkel bedrijf kan zonder ondersteunende processen en bij het samengaan van bedrijven is dit vaak de hoek waar men voordeel kan behalen om kosten te kunnen besparen. Dit is naar mijn mening zeker zo, maar het is wel belangrijk om het goed aan te pakken. Op dergelijke momenten wordt vaak gekozen voor een projectmatige aanpak. Voordat gestart kan gaan worden, is het belangrijk om goed te communiceren en de juiste medewerkers bij elkaar te zetten. Wie de juiste medewerkers zijn, is sterk afhankelijk van de situatie. Belangrijk is in ieder geval om voor elk van de hierna te noemen processen iemand, het liefst de beoogde leider van de betreffende afdeling, verantwoordelijk te maken en het geheel te laten aansturen door een (zeer) ervaren projectmanager. Samenvoegen van organisaties zijn weerbarstige processen.
COPAFIJTH
Er is een handig ezelsbruggetje om alle ondersteunende processen te benoemen: COPAFIJTH. Dit is een acroniem voor de ondersteunende processen in een organisatie en staat voor:
- Communicatie
- Organisatie
- Personeel
- Administratieve organisatie
- Financiën
- Informatievoorziening
- Juridisch
- Technologie
- Huisvesting
Tegenwoordig wordt er vaak ook de S van Security aan toegevoegd.
Financiën en Informatievoorziening
Elk van de hiervoor genoemde processen is relevant. De ervaring leert echter dat Financiën, in ieder geval maand- en kwartaalcijfers een eerste instrument is om een gecombineerd overzicht van de ondernemingen te krijgen. Dit kunnen natuurlijk ook bijv. weekomzetten zijn. Door van bovenaf naar het geheel te kijken en van daaruit te bespreken, vragen te stellen en actie te bepalen, geeft een eerste gevoel van gezamenlijkheid. Het is dan zeker nog niet nodig dat alles in één systeem zit alhoewel dat op termijn natuurlijk wel wenselijk is.
Communicatie
Misschien moet deze eigenlijk wel op nummer één van relevantie staan. En dan doel ik vooral op de interne communicatie. Immers iedereen wil veranderen, maar weinigen willen veranderd worden. Op het hoogste niveau is wel duidelijk waarom de bedrijven samengaan, maar dat wil nog niet zeggen dat iedereen daarvan doordrongen is, laat staan daarvoor wil veranderen. Communicatie is niet alleen relevant voor de medewerkers van het overgenomen bedrijf, maar zeker ook voor de medewerker van het overnemende bedrijf. Immers voor hen zal er door de samenvoeging ook dingen veranderen.
Voor wat betreft de externe communicatie is het vooral van belang om te communiceren, wat er waarom verandert en welke voordelen dat dit biedt. Ook eventuele nadelen zijn goed om te benoemen. Op het moment dat er sprake is van een rebranding voor de overgenomen onderneming of misschien zelfs wel voor de gehele groep van bedrijven, dan is dit een groot project op zichzelf.
Personeel
Samenvoeging voor bedrijven kan door iedere medewerker als bedreigend ervaren worden. Daarom is vanaf dag één goede communicatie belangrijk. Iedereen wil immers weten wat het voor hem of haar betekent. Personeel is dan ook een deelproject dat heel zorgvuldig opgezet moet gaan worden waarbij alle onderdelen zoals, functiegebouw, salarisgebouw, pensioenregeling, vakantiedagen etc. van belang zijn. Maar ook de daadwerkelijke functie die iemand gaat of kan blijven vervullen, hoe gaat de afdeling er uit zien, wie wordt mijn leidinggevende. Regelmatig nieuwsupdates versturen en bijeenkomsten organiseren zijn key.
Huisvesting
Huisvesting is voor de meeste bedrijven een belangrijke kostenpost en bij het samenvoegen van bedrijven kunnen hier vaak aanzienlijk kostenvoordelen behaald worden. Maar, dat gaat natuurlijk niet vanzelf. Het kan dan wel betekenen dat mensen op een andere locatie moeten gaan werken.
Tot slot
Voor de processen (administratieve) organisatie, technologie en juridisch kunnen vergelijkbare aandachtspunten benoemd worden. Door bedrijven samen te voegen kunnen schaalvoordelen behaald worden en kan gebruikt gemaakt worden van elkaars sterktes. In dit artikel ging het om de ondersteunende processen. Het behoeft geen betoog dat ook de primaire processen zorgvuldig moeten worden samengevoegd. Laat een gedroomde overname niet tot een nachtmerrie leiden!
Over de auteur
Arja Hilberdink Briggeman RA
Arja heeft na haar studie registeraccountant vele cursussen gevolgd op financieel, organisatorisch, strategisch en change management gebied en is gecertificeerd toezichthouder. Op 48-jarige leeftijd gooide zij het roer om en werd algemeen directeur bij Looye Kwekers (Honingtomaten). Vanaf dat moment werd haar liefde voor het MKB en ondernemerschap bevestigd.
Je kunt haar bereiken op 06 – 22 45 18 66 of via mail.